مساعد إداري للموارد البشرية بالمنطقة – الجمهورية العربية السورية

حول ACTED

تلتزم منظمة ACTED بدعم المحتاجين الفوريين للإغاثة الإنسانية الفورية وحماية كرامة الناس، مع خلق فرص طويلة الأجل للتنمية المستدامة وتحقيق إمكانات الناس. تسعى منظمة ACTED جاهدة للاستجابة للأزمات الإنسانية وبناء القدرة على الصمود؛ تعزيز التنمية الشاملة والمستدامة؛ المشاركة في خلق الحكم الفعال من خلال الاستثمار في الناس وقدراتهم ودعم بناء المجتمع المدني على مستوى العالم. يسترشد التزام ACTED وفرقنا بأربع قيم أساسية: (1) المساءلة: نحن نضمن تقديم المساعدة الإنسانية بكفاءة ومسؤولية بالوسائل والموارد الموكلة إلينا. (2) التأثير: نحن ملتزمون بإحداث تأثير أكثر استدامة على المجتمعات والأشخاص الذين نتعامل معهم. (3) روح المبادرة: نحن متحمسون وملتزمون بعملنا مع توجه لخلق القيمة والتغلب على التحديات. (4) الإلهام: نحن نسعى جاهدين لإلهام كل من حولنا من خلال رؤيتنا وقيمنا ومواقفنا وخياراتنا وممارساتنا وأفعالنا ومناصرتنا.

استراتيجية التخضير:

تهدف استراتيجية التخضير الخاصة بـ ACTED إلى تلبية احتياجات الفئات الأكثر ضعفاً والأكثر تأثراً بالأزمة البيئية المتفاقمة مع معالجة التدهور البيئي وتغير المناخ. يلتزم كل موظف في ACTED بهذه المبادئ من خلال مسؤوليات البرمجة الخضراء الرئيسية:

• المساهمة في الالتزام وتطوير خطة التخضير الاستراتيجية.

• استكشف فرص و/أو حلول البرمجة الخضراء المبتكرة ضمن مسؤولياتك وأدوارك

• تعزيز وتعزيز عمليات حماية البيئة ومعايير البرمجة البيئية وفقًا لإجراءات التشغيل الموحدة ومذكرات التوجيه الفني

  سياسة PSEH في العمل:

(مجال الموارد البشرية/مساعد إداري) مسؤول عن الالتزام بسياسة PSEAH (الحماية من الاستغلال الجنسي والإساءة والتحرش). ال (مجال الموارد البشرية/مساعد إداري) ملزم بإكمال جميع التدريبات الإلزامية المتعلقة بمدونة قواعد السلوك وسياسة منع الاستغلال الجنسي والإساءة الجنسية والإبلاغ عن أي مخاوف تتعلق بالسلامة مثل انتهاكات سياسات الشركة أو قواعد السلوك وفقًا لإجراءات ACTED. ال (مجال الموارد البشرية/مساعد إداري) يؤدي واجبات العمل بطريقة لا تؤذي الأطفال أو البالغين الضعفاء أو غيرهم من الموظفين أو المتطوعين.

الغرض الوظيفي

يعمل مساعد الموارد البشرية تحت الإشراف المباشر لمسؤول الموارد البشرية / كبير موظفي الموارد البشرية وهو مسؤول عن دعم وظائف الموارد البشرية وفقًا لإرشادات دليل الموارد البشرية الموحدة. بالإضافة إلى ذلك، مساعد الموارد البشرية مسؤول أيضًا عن تقديم المساعدة لموظف الموارد البشرية في واجباته مثل التوظيف والإعداد العملاق ومتابعة المساح.

الواجبات والمسؤوليات

إدارة:

1. مساعدة الموظف الإداري في ضمان تنفيذ جميع إجراءات FLAT الإدارية ومتابعتها باستمرار.
2. متابعة عقد الحرم الجامعي مع مسؤول الموارد البشرية والاتصال بالمالكين للدفع بعد استشارة الإدارة المالية لمعرفة مدى توفر الدفع.
3. التأكد من وجود قواعد ولوائح وإجراءات الموارد البشرية لـ ACTED في مكتب AMUDA كما هو مفصل في دليل الموارد البشرية.
4. التنسيق مع الإدارات الأخرى لإعداد نموذج أمر ثابت ومشاركته مع مسؤول الموارد البشرية لمتابعة الإجراءات.
5. قم بإعداد جدول التوقيعات المعتمدة ومشاركته مع مسؤول الموارد البشرية.
6. – مسؤول عن تحديث قائمة العقود ومشاركتها مع الفريق على أساس شهري.
7. تنظيم الاجتماعات (غرفة الاجتماعات/التأكد من التزام المشاركين بالمواعيد/توفير قرطاسية الاجتماع إذا لزم الأمر…)

الموارد البشرية:

1. مساعدة موظف الموارد البشرية في إدارة شؤون الموظفين في مكاتب المنطقة والمكاتب الفرعية.
2. مراقبة وفحص سجل حضور الموظفين الوطنيين للموظفين على أساس يومي.
3. مساعدة موظف الموارد البشرية في إعداد عقود العمل للموظفين الجدد وتمديد / تعديل العقد أثناء التجديد.
4. متابعة إجازات الموظفين الوطنيين وتحديثها كمتتبع متابعة الإجازات ومشاركتها مع رئيس القسم على أساس شهري.
5. متابعة نماذج تقييم الموظفين ومساعدة مسؤول الموارد البشرية في التصنيف والحفظ حسب دليل الموارد البشرية.
6. تأكد من أن جميع الموظفين على علم بالتغييرات التي تطرأ على دليل الموارد البشرية والتوقيع على قواعد السلوك.
7. تحديث قائمة جهات الاتصال بشكل شهري والتأكد من مشاركتها مع جميع الموظفين

متابعة تيتانيك:

1. إرسال المستندات اللازمة (ورقة الوصول، نماذج الإجازة، وما إلى ذلك) إلى موظف الموارد البشرية لإعداد تيتانيك (تقرير الموظف).

2. قم بتحميل وتخزين جميع المستندات المذكورة أعلاه على خادم الشبكة على أساس شهري لمراجعتها بواسطة FLAT للموافقة على HR Titanic شهريًا على مستوى الدولة.

3. مساعدة مسؤول الموارد البشرية في ضمان تنفيذ إجراءات HR FLAT ومتابعتها باستمرار.

4. جمع الأوراق اللازمة (ورقة الحضور، الهوية، الخ) لموظفي عقود الخدمة وإعداد عقد الخدمة / تيتانيك شهريا.

   توظيف:

5. الترتيب للاختبارات والمقابلات

6. دعم مسؤولي التوظيف في مجال الموارد البشرية في إجراء الفحوصات المرجعية

7. مشاركة الإعلانات الجديدة داخليًا وخارجيًا وفقًا لإجراءات ACTED

8. مسؤول عن ترتيبات الإعداد (جمع مستندات المنضمين الجدد، وتوقيع العقد، والمستندات الضرورية لـ ACTED، وترتيب التعريفات وما إلى ذلك)

الايداع:

1. إعداد نظام حفظ الملفات في الدولة فيما يتعلق بنظام التعبئة القياسي.
2. مسؤول عن التحديث المنتظم لجميع المستندات الإدارية/الموارد البشرية ذات الصلة على الخادم
3. طباعة المستندات ومسحها ضوئيًا وتحميلها على الخادم
4. التأكد من أن المجلدات الشخصية لجميع الموظفين كاملة وتحتوي على (العقد، السيرة الذاتية، تاريخ الموظف، نموذج طلب الوظيفة، نماذج الإجازات، الشهادات، الدبلوم وغيرها من المستندات الضرورية).
5. التأكد من أن جميع أجزاء عملية التوظيف (مرحلة المقابلة، والاختيار، والقائمة الطويلة وما إلى ذلك) موثقة بالكامل وحفظها وفقًا لذلك.

آحرون:

واجبات أخرى يكلفها بها كبير مكتب الموارد البشرية ومسؤول الموارد البشرية.

1. مؤشرات الأداء الرئيسية

• نسبة نجاح التعريفات والتوجيهات

• النجاح في إعداد نظام التعبئة وتنظيم الخادم

• النسبة المئوية لاستكمال تقارير الموارد البشرية/الإدارة في الوقت المناسب

• مساعدة % في نظام الرواتب

1. مؤهلات

• شهادة جامعية على الأقل (دبلوم أو بكالوريوس في القانون أو إدارة الأعمال أو المالية أو مجال ذي صلة).
• بشكل عام يفضل خبرة سنة واحدة على الأقل في العمل في مجال مماثل.
• يفضل الخبرة في المنظمات غير الحكومية / المنظمات غير الحكومية الدولية.
• يفضل اللغة الإنجليزية الأساسية (التحدث والقراءة والكتابة).
• إتقان جيد لمجموعة Microsoft Office (أي Word وExcel وPowerPoint).
• القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد الأولويات وإدارة الوقت بكفاءة.
• مرنة وقادرة على التعامل مع المواقف العصيبة.
• مهارات تواصل خطية وشفويه ممتازة.
• مهارات تواصل قوية بين الأشخاص.